Bab 5 Teknik Pengumpulan Data

Definisi Teknik pengumpulan data #

Teknik pengumpulan data adalah proses kritis yang memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan sistem informasi yang efektif. Berikut adalah beberapa teknik pengumpulan data yang umum digunakan dalam analisis sistem informasi:

Teknik teknik pengumpulan data #

Berikut adalah beberapa teknik pengumpulan data yang umum digunakan dalam analisis sistem informasi:

1. Wawancara Wawancara adalah proses tanya jawab langsung dengan individu atau kelompok untuk memperoleh informasi tentang kebutuhan sistem, masalah yang ada, dan kemungkinan solusi. Wawancara bisa bersifat terstruktur (dengan pertanyaan yang telah ditentukan sebelumnya) atau tidak terstruktur (lebih terbuka dan fleksibel). Teknik ini memungkinkan pengumpulan data mendalam dari perspektif pengguna.

2. Kuesioner Kuesioner atau survei adalah serangkaian pertanyaan tertulis yang dirancang untuk mengumpulkan informasi dari sejumlah besar responden. Kuesioner bisa disebarluaskan secara fisik atau melalui media elektronik. Teknik ini efektif untuk mendapatkan data statistik atau umum dari kelompok besar orang dalam waktu yang relatif singkat.

3. Observasi Observasi melibatkan pengamatan langsung terhadap cara kerja sistem saat ini atau perilaku pengguna saat mereka berinteraksi dengan sistem. Teknik ini membantu analis memahami proses operasional aktual, identifikasi masalah, dan kebutuhan pengguna yang mungkin tidak diungkapkan melalui wawancara atau kuesioner.

4. Review Dokumen Menganalisis dokumen yang ada, seperti laporan, manual prosedur, formulir, catatan kerja, dan dokumen sistem yang ada, dapat memberikan wawasan tentang operasi saat ini dan persyaratan sistem. Review dokumen membantu dalam memahami proses bisnis, kebijakan, dan aturan yang mengatur operasi organisasi.

5. Kelompok Fokus Kelompok fokus melibatkan diskusi terpimpin dengan sekelompok pengguna atau pemangku kepentingan untuk mendapatkan pemahaman tentang kebutuhan, preferensi, dan reaksi mereka terhadap konsep sistem yang diusulkan. Teknik ini berguna untuk mengumpulkan berbagai pandangan dan mencapai konsensus dalam aspek tertentu dari sistem yang dirancang.

6. Workshop Workshop atau sesi kerja bersama melibatkan pengguna dan pemangku kepentingan dalam sesi interaktif untuk mendefinisikan kebutuhan, merancang solusi, dan merencanakan implementasi sistem. Workshop sangat efektif untuk memfasilitasi komunikasi antara tim pengembangan dan pengguna serta untuk mempercepat pengambilan keputusan dan validasi kebutuhan.

7. Prototyping Prototyping adalah pembuatan model awal atau rilis sistem dengan fungsi terbatas untuk mendemonstrasikan dan menguji konsep desain dengan pengguna. Prototyping memungkinkan pengumpulan umpan balik dari pengguna akhir tentang kebutuhan dan preferensi mereka sebelum pengembangan sistem penuh.

8. Analisis Data Analisis data yang ada, baik data kuantitatif maupun kualitatif, untuk mengidentifikasi pola, tren, dan masalah dalam operasi saat ini. Teknik ini sering menggunakan alat analitik atau statistik untuk mengevaluasi data operasional, keuangan, atau kinerja.

Teknik daftar pertanyaan #

Teknik daftar pertanyaan adalah suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden yang dipilih. Daftar pertanyaan ini kemudian akan dikirimkan kepada responden yang akan mengisinya sesuai dengan pendapat mereka. Penggunaan daftar pertanyaan ini mendapat banyak kritikan karena diragukan hasilnya. Akan tetapi untuk mengumpulkan data dari jumlah sumber yang banyak, cara ini lebih efisien dibandingkan teknik pengumpulan data yang lain.

Tipe Dari Daftar pertanyaan #

Ada dua macam format dari daftar pertanyaan, yaitu format bebas (free format) dan format pasti (fixed format). Dalam suatu daftar pertanyaan dapat hanya berbentuk format bebas saja atau format pasti saja atau berisi gabungan dari keduanya.

1. Daftar Pertanyaan Format Bebas : berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang harus diisi oleh responden ditempat yang sudah disediakan. Contoh pertanyaan dengan format pertanyaan bebas yang diajukan di dalam divisi penjualan:

Bagaimanakah strategi yang digunakan oleh Perusahaan Anda dalam memperkenalkan produk baru perusahaan Anda tsb?

2. Format pasti : berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang jawabannya sudah pasti dengan memilih jawaban yang tersedia. Hasil dari daftar pertanyaan tipe ini akan lebih mudah untuk ditabulasi dan diisi oleh responden. Daftar pertanyaan tipe ini mempunyai beberapa bentuk pertanyaan.

• a. Check-off questions : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini dibuat sehingga responden dapat memeriksa (check-off) jawaban-jawaban yang sesuai.
• b. Yes/No questions : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk menjawab ‘ya’ atau ‘tidak’.
• c. Opinion/Choice questions : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk memberikan pendapatnya.

Contoh Check-off Question #

Untuk memastikan semua elemen penting telah ditangani:

• Apakah kebutuhan pengguna (mahasiswa dan staf pengajar) sudah teridentifikasi secara detail?
• Apakah sudah dilakukan analisis terhadap sistem informasi perpustakaan yang ada?
• Apakah fitur pencarian koleksi perpustakaan sudah direncanakan?
• Apakah sistem akan mendukung peminjaman dan pengembalian buku secara otomatis?
• Apakah fitur reservasi buku online sudah termasuk dalam desain sistem?
• Apakah kebutuhan perangkat keras dan lunak sudah diidentifikasi?
• Apakah rencana keamanan data (backup, enkripsi) sudah ada?
• Apakah sistem akan terintegrasi dengan sistem informasi akademik yang sudah ada?
• Apakah telah ditentukan metode pelatihan untuk pengguna sistem?

Contoh Yes/No Question #

Untuk konfirmasi cepat mengenai keputusan dan fitur:

• Apakah sistem akan tersedia untuk akses mobile?
• Apakah akan ada fitur untuk memberikan ulasan dan rating terhadap buku?
• Apakah sistem perlu mendukung multiple languages?
• Apakah akan ada integrasi dengan digital library atau repositori lainnya?
• Apakah penggunaan sistem memerlukan autentikasi login?

Contoh Opinion Question #

Untuk mendapatkan masukan yang lebih subjektif dan mendalam:

• Bagaimana pendapat Anda tentang antarmuka pengguna yang ideal untuk sistem informasi perpustakaan ini?

• Fitur apa yang Anda anggap paling penting untuk diimplementasikan dalam sistem ini?

• Bagaimana sistem ini dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional perpustakaan?

• Apa pendapat Anda tentang penggunaan teknologi RFID untuk manajemen koleksi buku?

• Dari pengalaman Anda, apa tantangan utama dalam menggunakan sistem informasi perpustakaan sebelumnya?